La contabilidad es una práctica comercial esencial para todas las empresas, grandes y pequeñas.
A menudo, las personas clave en las empresas no tienen los conocimientos o la experiencia para administrar sus cuentas, y ¿por qué tendrían que tenerla? Sus campos de acción tal vez sean operaciones, ventas o marketing.
Entonces, es vital que las cuentas se administren correctamente y la contabilidad de reembolsos no es diferente.
Aquí nos gustaría destacar algunos de los errores de contabilidad de reembolso más grandes y comunes, cuáles son las consecuencias de esos errores y cómo evitarlos en el futuro.
1.- Problemas de visibilidad: cada contrato de reembolso debe ser claro para el departamento de finanzas, compras y ventas de una empresa.
Sin embargo, si los reembolsos no se administran correctamente, la información y los documentos pueden perderse en hojas de cálculo o esconderse en archivadores o carpetas de documentos.
Esto puede hacer que sea imposible ingresar nuevos datos financieros.
2.- Hojas de cálculo: como se mencionó anteriormente, el uso de hojas de cálculo y otros procesos manuales pone la responsabilidad en el individuo, en lugar de la tecnología.
Esto significa que puede ocurrir una falta de concentración al ingresar datos o un error humano, como poner un 0 adicional al final de una cifra.
Esto afectará todos los cálculos de reembolso a seguir, haciendo que los resultados sean inexactos a partir de entonces.
3.- El ojo de la auditoría: una vez que se ha acordado un contrato de reembolso, la auditoría es importante. El error humano causado por la auditoría manual puede provocar anomalías en los registros de suministro y compra, así como problemas en las solicitudes de reembolso.
4.- Oportunidades perdidas: los acuerdos comerciales pueden estar vigentes durante mucho tiempo, por lo que los datos deben estar actualizados y correctos.
Es muy probable que no se registre el valor total de las ganancias si los datos no son precisos y claros, lo que perjudica tanto el flujo de caja como la rentabilidad.
Los acuerdos comerciales complejos pueden representar una amenaza sustancial para las finanzas de una empresa y provocar errores contables.
Si su empresa basa su rentabilidad y flujo de caja en esos acuerdos comerciales y luego no recibe los reembolsos que esperaba, la empresa no ha logrado sus objetivos.
Es importante que las empresas sean conscientes de las consecuencias de una contabilidad de reembolso inexacta. Aquí hay algunas que se pueden esperar: